Normalmente quando você usa o Microsoft Exchange, suas mensagens de email, calendário e outros itens são entregues e armazenados no servidor.
Você pode configurar o Outlook para manter uma cópia local dos itens no seu computador, em um arquivo de dados do Outlook chamado de Arquivo de Dados do Outlook offline (.ost).
Dessa forma, você pode usar o Modo Cache do Exchange ou trabalhar offline quando não conseguir ou não desejar conectar-se ao Exchange.
O arquivo .ost será sincronizado com o computador do Exchange quando a conexão for possível.
As pastas offline são réplicas das pastas encontradas na caixa de correio do computador do Exchange. Elas possibilitam que você acesse uma pasta em um local do servidor, trabalhe com o conteúdo dela quando não estiver conectado à rede e, quando se conectar novamente, atualize a pasta bem como sua pasta correspondente no servidor para que o conteúdo de ambas as pastas seja idêntico. Esse processo chama-se sincronização de pastas.
Você pode adicionar, excluir e modificar o conteúdo de uma pasta offline exatamente da mesma forma que faria em uma pasta no servidor. Por exemplo, pode alterar e mover itens entre pastas, enviar mensagens colocadas em sua Caixa de Saída offline e exibir o conteúdo das suas pastas públicas offline. Nesse meio tempo, as novas mensagens serão mantidas em sua Caixa de Entrada no servidor, e outros usuários poderão adicionar, excluir e alterar os itens contidos nas pastas públicas. Você não perceberá essas alterações no servidor até que faça a sincronização.
A informação que é sincronizada inclui:
- Cabeçalhos No caso apenas de itens de email, o cabeçalho é um identificador descritivo que fornece o nome do remetente, a linha de assunto da mensagem, a hora em que a mensagem foi recebida e o tamanho da mensagem.
- Itens completos Um item completo inclui o cabeçalho, o corpo da mensagem e os anexos, inclusive figuras e objetos incorporados.
Quando você trabalha offline, as pastas que deverão ser sincronizadas são determinadas pelos grupos de Envio/Recebimento. Com os grupos de Envio/Recebimento, você pode escolher quais pastas devem ser sincronizadas e atualizadas a fim de que possa continuar a trabalhar com esses itens quando não tiver uma conexão com o servidor ou quando escolher trabalhar offline. Também será possível especificar o download de atualizações para o Catálogo de Endereços durante a sincronização.
Se você usa uma conta de email do Exchange, é recomendável usar o Modo Cache do Exchange. Grande parte das razões para se trabalhar offline é eliminada quando você usa o Modo Cache do Exchange. A falta de uma conexão de rede é praticamente transparente para você, uma vez que será possível continuar a trabalhar com os seus itens estando ou não conectado ao servidor que executa o Exchange.
Por padrão, o Modo Cache do Exchange cria e usa um arquivo de Pasta Offline (.ost) e baixa e mantém uma cópia sincronizada dos itens em todas as pastas da caixa de correio. Você trabalha com as informações em seu computador e o Outlook as sincroniza com o servidor. Quando a sua conexão com o computador do Exchange for interrompida, você poderá continuar a trabalhar com seus dados. Quando a conexão for restaurada, as alterações serão automaticamente sincronizadas e as pastas e os itens do servidor e em seu computador serão novamente idênticos.
Com o Modo Cache do Exchange, você não terá de configurar grupos de Envio/Recebimento, escolher as pastas com as quais deseja trabalhar offline e manter essas pastas sincronizadas.
Locais dos arquivos
Você pode salvar, copiar e mover um arquivo de dados (um que não seja o arquivo usado como o local de entrega padrão) para outro local no disco rígido ou para um compartilhamento na rede. Entretanto, você precisa ter permissão de leitura/gravação na pasta para abrir um Arquivo de Dados do Outlook (.pst).