A comunicação na Internet passa muitas vezes pelo e-mail, que foi uma das ferramentas mais úteis já inventadas.
Mesmo em tempos de WhatsApp e outros aplicativos de mensagem instantânea, se você usa o e-mail diariamente, aqui vão algumas regras pessoais para agilizar e tornar mais clara sua comunicação online:
1. Responda imediatamente.
Existem pessoas que costumam responder aos e-mails imediatamente, e outras que não acham isto tão urgente assim. Esforce-se para estar no primeiro time. As pessoas mais importantes (e mais ocupadas) agem com rapidez ao responder e-mails, sempre.
Responder sempre rapidamente te dá uma reputação positiva no que diz respeito a comunicações com clientes ou fornecedores/parceiros, e seus colegas vão incluir você em discussões e decisões importantes, confirmando a cultura franca e eficiente que você está tentando estabelecer. Suas respostas não precisam ser longos testamentos; um simples “Entendido” ou um “De acordo” pode ter um poder imediato.
Quando você é confiável e responde rapidamente, acaba mostrando aos mais desligados o que uma resposta atrasada significa.
Uma resposta do tipo “Ok, prossiga conforme as instruções” – ainda que pareça óbvia – é melhor que não responder, e evita aquela sensação de: “Estou super atarefado e não sei quando – ou se – vou ler sua mensagem; se precisar de minha resposta vai ter que esperar no limbo um pouco mais. E eu não ligo a mínima pra você.”
2. Ao escrever um e-mail, cada palavra é importante; conversa fiada não leva a nada.
Seja objetivo em suas respostas. Se você estiver descrevendo um problema, defina-o claramente. Isto requer mais tempo, não menos. Talvez você tenha que fazer um rascunho, para depois eliminar palavras desnecessárias. A maioria dos e-mails está cheia de coisas que os leitores não leem.
3. Limpe sua caixa de entrada constantemente.
Já percebeu quanto tempo você passa checando seus e-mails, tendo que decidir qual mensagem deve responder primeiro? Quantas vezes você re-abre mensagens que você já leu e não apagou? É uma perda de tempo ficar olhando para sua caixa de entrada sem saber a quem responder.
Se já leu uma mensagem, tome uma atitude: responder ou excluir.
Se você conseguir se organizar assim, sua caixa de entrada será uma extensão de seu setor de trabalho, com listas de coisas importantes a resolver, além de decisões que requerem reflexão antes de uma resposta. Faça marcadores do tipo “Tomar decisão” ou “Pendente”, ou ainda marque com estrela, no Gmail.
Para ter certeza de que você não estará criando um problema (já que os marcadores podem acabar se acumulando) não faça apenas uma transferência da caixa de entrada para a pasta do marcador; limpe os marcadores diariamente. Esta é uma boa atividade para se fazer à tardinha, no fim do expediente. Uma quantidade ‘Zero’ de itens no marcador é ideal, mas qualquer coisa menor que cinco é razoável.
4. Atenda seus emails na ordem dos mais novos primeiro.
Se você ler os antigos primeiro, terminará lendo todos atrasados. E algumas vezes o material mais antigo já foi repassado aos cuidados de outro colaborador.
5. Lembre-se, você é um roteador.
Quando você recebe um e-mail com informação útil, considere quem mais poderia achar aquilo interessante. No final do dia, faça um mapa mental das mensagens recebidas e se pergunte: “O que eu deveria ter encaminhado mas não fiz ainda?”
6. Ao usar a opção cco (cópia oculta), pergunte-se por quê.
A resposta é quase sempre a mesma: você está tentando esconder alguma coisa. Isto é contraprodutivo e potencialmente desonesto numa atual cultura de transparência. Procure copiar à pessoa abertamente ou não copie a ninguém.
A única ocasião em que eu recomendo usar o recurso de cópia oculta é quando você estiver removendo alguém de um grupo de discussão.
Quando você “responde a todos” numa longa série de e-mails, mova as pessoas que não são mais relevantes em um assunto para o campo cco (bcc em inglês); opcionalmente você pode avisar a todos que está fazendo isto.
7. Não grite.
Com a globalização, é cada vez mais comum ver usuários que digitam GRITANDO O TEXTO TODO.
Não faça isto. Por favor.
8. Torne mais fácil acompanhar solicitações.
Quando você envia uma mensagem a alguém, com alguma ação que você precise acompanhar, envie uma cópia a si mesmo, depois marque a mensagem com “Acompanhar”. Isto facilita encontrar e acompanhar as coisas que ainda não foram decididas ou resolvidas.