O Gmail oferece diversos recursos para melhorar a experiência de seus usuários, como a possibilidade de criar marcações, pastas e até mesmo iniciar conversas diretas no Hangouts.
No entanto, quando utilizados de maneira incorreta, esses mesmos benefícios podem causar uma enorme bagunça e prejudicar a produtividade.
Para evitar que isso aconteça na sua caixa de mensagens, veja dez casos em que os usuários cometem erros e gafes no uso do e-mail do Google e fique longe dessa confusão.
1) Manter muitos rascunhos salvos
Quando o usuário clica sobre o botão “Escrever”, o Gmail salva automaticamente a mensagem em rascunho até que ela seja enviada. Muitas vezes, essa ferramenta é utilizada para criar lembretes, listas de tarefas ou simplesmente guardar alguma informação no e-mail que poderia estar notas do Evernote.
Além de ocupar espaço no limite de armazenamento, essas mensagens criam uma bagunça desnecessária. Para utilizar a ferramenta de rascunho da maneira correta, apague o que não for necessário e o hábito de salvar lembretes em um aplicativo para smartphone ou software específico.
2) Apagar todos os e-mail da caixa de entrada
Muitas pessoas são obcecadas em ter a caixa de entrada limpa, vazia, e sem e-mails. No entanto, muitas mensagens que recebemos são importantes como dados cadastrais em sites, sistemas online de bancos e até mesmo contas pessoais como boletos bancários que podem ser entregues por e-mail.
Na maioria dos casos, manter a caixa de entrada zerada pode ser um grande erro. Não apague tudo do seu e-mail ser ler o conteúdo e certifique-se de que o que for para o lixo, é realmente lixo.
3) Marcar mensagens como lidas
Este procedimento muitas vezes está associado a manter a caixa de entrada “limpa”, sem novos e-mails. Marcar todas as mensagens de e-mail como “lidas” não é a melhor maneira para acaba com as pendências de leitura no endereço eletrônico. O usuário pode até conseguir uma caixa de entrada com a marcação de zero e-mails “não lidos”, mas será que vai lembrar de verificá-los depois?
4) Ter muitos e-mails não lidos
Muitos utilizam essa opção para manter os e-mail importantes visualmente evidentes, para que sejam lidos depois. É neste momento que a bagunça começa. Tenha em mente que você não vai conseguir controlar se leu todas estas mensagens e elas vão aumentar o número de mensagens não lidas.
5) Enviar e-mails para você mesmo
Hoje em dia temos diversas maneiras de salvar links, documentos e arquivos. Existem diversos serviços na nuvem que oferecem uma quantidade de armazenamento grátis significante como o Dropbox e o Google Drive. Ainda assim, muitas pessoas acreditam que a melhor maneira de armazenar conteúdos digitais é enviando-os para suas caixas de entrada de e-mail. Esses arquivos ficam lá, consumindo espaço e bagunçando a visualização de conversas importantes em texto simples.
Não faça isso. Seu Gmail irá se transformar rapidamente em um porão ou em um “quarto da bagunça”, no qual você terá muitos problemas para organizar e encontrar todas as suas coisas. Use o armazenamento do próprio Google Drive, integrado ao Gmail.
6) Utilizar muitos marcadores e pastas
Se criarmos marcadores, submarcadores e pastas, nossa caixa de entrada fica mais bonita e visualmente organizada. Entretanto, acabamos por utilizar essas ferramentas de maneira exagerada, trazendo assim um efeito reverso, tornando tudo mais confuso do que era antes. Portanto, moderação com os marcadores.
7) Confundir “Responder” com “Responder a todos”
Em muitos casos, recebemos mensagens de contato que foram encaminhadas para outras pessoas. Nestas situações, o remetente quis apenas deixar alguns conhecidos informados sobre a conversa e você não deve incluir estas pessoas em uma resposta que elas não precisam receber. O Gmail fornece duas opções de reposta: atenção ao clicar em “Responder” e “Responder a todos”.
8) Manter muitas conversas do Hangouts abertas no Gmail
É realmente muito interessante ter a opção de enviar mensagens diretas do Hangouts (Gtalk) para seus contatos. No entanto, a funcionalidade pode trazer problemas na estabilidade do Gmail quando muitas conversas estão ativas simultaneamente. Faça isso e veja sua produtividade ir por água abaixo.
9) Assunto velho conversa nova
Esta é uma realidade que acontece e não percebemos. Diferente de uma conversa direta em chats, um e-mail tem um assunto específico e deve ser utilizado de acordo com este tema estabelecido. Em muitos casos, uma conversa de trabalho acaba se tornando um bate-papo informal sobre situações que fogem ao assunto inicial. Se quer manter a produtividade e organização do Gmail, evite sempre.
10) “Obrigado!”. “Não, obrigado você!”
Muitas pessoas têm dificuldade em terminar uma conversa. No mundo digital, principalmente quando falamos via e-mail, um simples “obrigado” de um dos envolvidos na conversa já basta. Em muitos casos, mesmo quando já expressamos nossa gratidão, a outra pessoa insiste em enviar uma nova mensagem com um “Obrigado você”. Não queira ser chato, uma mensagem de agradecimento basta.