Apesar de seu uso básico como planilha, o Excel conta com recursos para funcionar como um banco de dados rudimentar.
Desde que não seja necessário fazer operações avançadas de inserção e combinação de dados, o aplicativo da Microsoft consegue resolver bem necessidades pontuais.
Uma das funções mais simples e populares para a tarefa de analisar dados é a PROCV (ou VLOOKUP, na versão em inglês).
Ela permite efetuar uma busca vertical (ou seja, ao longo de uma coluna) por um valor, retornando outros dados da linha correspondente.
Para ilustrar o funcionamento da PROCV, montamos um exemplo simples, com a criação de um orçamento de compra com base numa tabela de produtos.
Comece com uma tabela
Antes de tudo, é preciso ter uma tabela com os valores a serem procurados. Para isso, crie uma nova planilha, clicando no botão + na parte inferior da janela do Excel.
Ela trará uma lista de produtos com três colunas: Código, Descrição e Preço. A coluna com o código facilita a localização, pois é mais fácil digitar um número para indicar o produto do que seu nome de forma exatamente correta.
Preencha algumas linhas com itens e dê à planilha o nome de Produtos.
Monte também a planilha de orçamento, que deve ter as colunas Código, Descrição, Quantidade, Preço Unitário e Preço Total.
Criação da fórmula
A função PROCV busca a ocorrência de um texto e retorna outras colunas da mesma linha. No orçamento, queremos retornar a descrição e o preço de um produto, com base no código.
Monte, então, a planilha com a visualização do orçamento e, na primeira linha dele, no campo relativo à descrição, usaremos a fórmula PROCV.
Clique na guia Fórmulas > Pesquisa e Referência > PROCV. Clique no campo Valor Procurado e, depois, na primeira célula relativa ao campo Código da primeira linha da planilha de orçamento.
Agora, clique no campo Matriz Tabela e passe à guia com os produtos. Selecione toda a tabela de produtos, com as três colunas.
Modifique o texto capturado pelo Excel para ter o símbolo $ antes de cada linha e coluna. Por exemplo, se o texto é Produtos!A1:C15, mude-o para Produtos!$A$1:$C$15.
Clique em Núm_Índice_Coluna e digite 2. Este valor reflete a escolha da segunda coluna (Descrição) da tabela de produtos.
Pressione OK e pronto. Note que o Excel mostrará o texto #N/D! na célula com a fórmula, pois ainda não digitamos nenhum código de produto.
Busca do preço
Além da descrição, o preço unitário do produto também precisa ser localizado.
Para isso, clique na célula correspondente à coluna de preço unitário, na primeira linha do orçamento.
Repita a fórmula do passo anterior, mas, em Núm_Índice_Coluna, tecle o número 3.
Para testar o funcionamento do PROCV, tecle um código de produto no campo correspondente do orçamento e verifique se a descrição e o preço foram preenchidos de forma automática.
Cópia das células
Para completarmos a planilha, basta copiar as células de descrição e preço unitário do orçamento para as linhas seguintes.
Isso funciona direitinho, pois “travamos” a localização da tabela, ao adicionarmos os símbolos $ nas fórmulas.
Adicione os cálculos de valor por produto e do total geral do orçamento e pronto. A planilha está pronta para ser usada.
