Como controlar o uso do Messenger na empresa

Dentre as facilidades que a internet proporciona, os comunicadores instantâneos (IM) ocupam um lugar de destaque. Aplicativos como MSN (Windows Live Messenger) e Google Talk diminuem a distância e agilizam o contato entre os usuários.
Os comunicadores são úteis, mas podem diminuir a produtividade e abrir brechas na segurança; veja como monitorar seu uso.
Nas empresas, quando usadas adequadamente, tais ferramentas são importantes aliadas no desempenho das tarefas, mas também podem ter grande impacto na produtividade, interferir no desempenho das redes e abrir brechas significativas na segurança da empresa, com a entrada de pragas virtuais.
O que fazer?

Educar os usuários para usar corretamente a TI é uma das ações mais importantes; porém, confiar a rede e os aplicativos corporativos às (boas) ações dos usuários é um risco que não se deve correr.

Há no mercado ferramentas que são importantes aliadas nessa luta contra o mau uso dos aplicativos. O Messenger Corporativo, por exemplo, permite o uso de qualquer versão do MSN Messenger, ao mesmo tempo em que oferece mecanismos de monitoramento de bate-papo e exige autorização do administrador para transferência de arquivos. Na versão de testes só é possível cadastrar uma única conta MSN.
Ao se reiniciar o sistema, irá surgir a tela de logon do aplicativo – pode ser necessário liberar a execução do aplicativo em seu programa antivírus. Forneça o nome do usuário e a senha criada no passo anterior.
A tela geral do programa oferece três abas. Em Permissões serão fornecidas as contas de MSN que seus usuários poderão usar para acessar o comunicador da Microsoft. Certifique-se de fazer um levantamento de todas as contas e cadastrá-las corretamente.
Clique em nova conta e adicione os usuários que terão acesso ao MSN; qualquer conta que não esteja nessa relação não conseguirá acessar o serviço.
Após cadastrar os usuários, clique em autorizações para gerenciar o que cada usuário pode fazer no MSN. Será necessário cadastrar os contatos com os quais cada usuário pode interagir, bem como dar permissão ou não de envio/recebimento de arquivos entre eles.
Na aba Configurações, escolha as opções desejadas (pode-se, inclusive, alterar a senha). Não se esqueça de clicar em Aplicar, caso faça alguma alteração. Na terceira aba, Histórico, como o próprio nome sugere, encontram-se os históricos de uso do MSN de todos os usuários cadastrados.

Do ponto de vista do usuário final, não há nada novo. Como continuam usando o mesmo MSN de sempre, só perceberão algo diferente caso tentem conversar com um contato que não esteja autorizado ou enviar/ receber arquivos nessa mesma situação – uma mensagem de advertência informa do ocorrido e pede que o usuário entre em contato com o administrador da rede.
O preço do Messenger Corporativo varia de acordo com o tipo de instalação e o número de máquinas monitoradas. Para 20 PCs, com hospedagem dos dados nos servidores do fornecedor, o preço é de R$ 400 mais uma anuidade de R$ 40.
Além dos limites do MSN
Saiba, porém, que o controle do que os funcionários fazem no MSN vai funcionar se – e somente se – o comunicador da Microsoft for a única ferramenta disponível instalada no PC, se eles não tiverem privilégios para instalar outros IMs e se for suposto que eles desconheçam a existência das versões web dos comunicadores, que dispensam a necessidade de um software cliente local instalado no estação de trabalho, como o MSN Web Messenger ou o AIM Express, sem contar os agregadores online, como o Meebo.
Para quem domina os meandros dos protocolos IP, basta identificar as portas de comunicação que cada um destes serviços utiliza e bloqueá-las, uma a uma.
A desvantagem desse método é que o administrador da rede deve se atualizar permanentemente sobre qualquer mudança na configuração de tais serviços para garantir que esse método seja eficaz. Ou ainda desabilitar o login a estes serviços por meio do servidor Proxy – será necessário identificar cada um dos gateways utilizados pelos diversos IMs.
Por cerca de 350 reais para dez licenças, pode-se optar por uma solução mais abrangente. O TerminatorX, por exemplo, vai além do bloqueio ou monitoramento de programas de mensagens instantâneas. Baixe a versão de avaliação, teste o software por 28 dias sem compromisso e descubra o poder de fogo dessa ferramenta. O software está em inglês, mas sua interface é clara, simples e intuitiva.
Além de bloquear os comunicadores instantâneos, pode-se limitar o acesso a redes P2P, salas de bate-papo, redes sociais, serviços VoIP, conteúdo adulto, entre outros. Para cada um deles, já existem serviços pré-cadastrados com sugestões sobre quais bloquear. Feita a seleção, é só clicar no botão Next.
A etapa seguinte consiste em informar para quais usuários da rede as regras serão aplicadas; fornecer a senha e clicar em Finish. A instalação será completada e o sistema deverá ser reiniciado para que as configurações surtam efeito.
Como o Messenger Corporativo, o TerminatorX roda de forma transparente, sem afetar diretamente o uso das aplicações disponíveis na estação de trabalho dos usuários. Porém, enquanto o Messenger Corporativo informa o usuário quando uma ação é bloqueada, solicitando que entre em contato com o administrador da rede, no TerminatorX isso não acontece, por padrão. Caso o administrador deseje, uma mensagem padrão de advertência será emitida.
Se do lado do usuário não existem avisos do que está acontecendo, o administrador – ao contrário – tem pleno controle de tudo o que se passa.
Um registro detalhado (log) monitora todas as ações que infringem as regras, registrando dia e horário em que ocorreram, a ID do usuário na rede, nome do computador, endereço IP, tipo de aplicativo que estava sendo usado, o que possibilita orientações individuais e possíveis correções de conduta, caso seja necessário.
Importante: Infelizmente nada disso vai dar certo se sua empresa não tiver uma boa gestão em TI. Pense nisso.

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