Se você acha difícil manter controle sobre as informações armazenadas em um único computador, considere o que pode acontecer com aquele usuário que tem um desktop (em casa ou no trabalho) e conta com um notebook para usar quando está fora desses ambientes.
Manter os dados atualizados entre esses sistemas não é tarefa e é grande o risco de você salvar uma versão mais antiga de um documento ou planilha sobre a última alteração de fez.
O bom senso indica que você deveria observar a data de última atualização do documento – e o Windows ainda pergunta se você deseja mesmo substitui o arquivo pelo atual.
Na rotina diária, porém, esta não é uma estratégia confiável.
Uma forma simples de fazer isso é usar o conceito de cloud computing, ou computação em nuvem. Por meio de aplicativos baseados na web, o usuário armazena as informações a serem compartilhados em um servidor na internet e pode acessá-las a partir de qualquer PC com esteja conectado à web.
O Gmail e o Google Calendar são exemplos desse tipo de solução pois tornam disponíveis o correio eletrônico, dados de contatos e a agenda de compromissos em qualquer computador com internet.
Pode-se ainda optar por manter os documentos que você mais usa em um flash drive. Quando precisar deles, basta conectar o dispositivo portátil no PC que ser vai utilizar e acessar a informação desejada.
Uma solução mais abrangente envolve o uso de softwares desenvolvidos para manter a sincronia entre dois computadores.
Porta-Arquivos: Ele vem com o Windows XP e Vista. Basta utilizar um dispositivo USB, conectá-lo à máquina e abrir a pasta do mesmo. Ao acessar, clique com o botão direito do mouse sobre um espaço em branco e selecione Novo, Porta-Arquivos.
Dê um nome ao seu porta-arquivos e arraste todos os arquivos que quer sincronizar para dentro dela. Depois é só usar os arquivos diretamente do USB (e não salvar no HD) e quando for reutilizar em outra máquina, basta abrir a pasta Porta-Arquivos e selecionar Atualizar Todos os Itens.
FreeFileSync: Este programa open source e gratuito tem algumas coisas irritantes (não conseguimos usar o filtro corretamente), mas é simples de usar, funciona e não custa nada.
Syncromagic: Se você precisa de algo com mais opções e funções, este programa pode valer a taxa de 40 dólares (e você ainda ganha 30 dias de graça para pensar bem antes de confirmar). Entre as opções, desligar o PC depois que terminar de sincronizar; filtrar os arquivos por data e/ou tamanho; envio de notificações de e-mail; e suporte a FTP.
Esta última opção permite que você carregue seus arquivos para a internet e baixe-as depois.