Dicas de atendimento telefônico

Atendimento faz toda a diferença

A satisfação do cliente vai além do resultado final da produção.

Ela começa com um bom atendimento seja ele presencial ou pelo telefone.

E é neste último item que vamos ajudar você a dar uma atenção especial e fazer com que o atendimento da empresa seja referência.

Dicas para um bom atendimento telefônico

O que fazer

• Determine um responsável pelo atendimento telefônico. Pode ser um funcionário ou até mesmo o proprietário.
• Atenda a chamada o mais breve possível. Até o terceiro toque é ideal.
• Não deixe de ser cordial. Diga sempre “Bom Dia”, “Boa Tarde” ou “Boa Noite”. Ao final, não esqueça de agradecer a ligação.
• Após a saudação, identifique-se e informe o nome da empresa.
• Pergunte o nome do cliente.
• Tenha sempre um bloco de anotações e caneta por perto. Escreva tudo o que achar necessário, mas não esqueça de anotar o nome e o telefone.
• Demonstre disposição para atender o cliente e esclareça todas as dúvidas. Mostre-se paciente em toda a conversa, mesmo que não seja o que esteja acontecendo no momento.

Se for necessário deixar o cliente aguardando por alguns segundos, explique a ele o motivo da espera.

O que não fazer

• Não deixe o cliente esperando na linha por mais que 30 segundos. Passe a chamada para outra pessoa que possa ajudar ou anote o nome e o número do telefone para retornar em seguida.  É fundamental que ligue o quanto antes, no mesmo dia.
• Não coma, beba, fume ou converse com outra pessoa durante a ligação. Os sons produzidos incomodam o cliente e dão a impressão de desinteresse.
• Não prometa o que não poderá cumprir seja por preço, pagamento, prazo de entrega, etc.
• Evite usar termos técnicos durante a conversa. Se for necessário utilizá-los, explique imediatamente do que se trata para que o cliente não fique inseguro.
• Jamais fale gírias.

Desde o atendimento à pós-venda, é imprescindível que ouça atentamente os elogios e as reclamações.

Neste último caso, ouça até o final sem interromper o cliente e responda prontamente, além disso, tente solucionar o quanto antes.