Dicas para manter o escritório organizado

Você se sente perdido na sua mesa e vive procurando papéis no meio das pilhas?

Tem alguma pasta em cima da sua mesa que você nem sabe o motivo de ela estar lá?

Você tem vergonha de um cliente ver a bagunça do seu escritório?

Seu armário está tão cheio que não cabe mais nada dentro, e quando precisa abrir você tem que tomar cuidado para não cair nada em sua cabeça? Se a resposta for sim para qualquer uma dessas perguntas, você precisa de uma organização urgente.

Ter um escritório bagunçado é igual a perder tempo útil, tempo que poderia ser usado para fazer coisas mais produtivas, convenhamos, do que procurar papéis e revirar pastas. Por isso, separamos sete dicas para você se organizar melhor em 2011.

1- Use arquivos com pastas suspensas

Não é necessário apenas guardar os arquivos em pastas; você precisa ter facilidade em achar o que você está procurando. Fica mais fácil as pastas estarem penduradas e etiquetadas.

2 – Tenha um arquivo para os arquivos

Use o computador para fazer um índice com os nomes das pastas que estão nos arquivos. Não repita os nomes de identificação. Ficará mais fácil localizar o documento certo e sem perder tempo.

3 – Mantenha uma lista de coisas ‘a fazer’. E depois faça-as

Trabalhe com uma pasta em sua mesa que será sempre para as prioridades do dia. Depois que executar a atividade, arquive-a. Tente abrir uma nova pasta somente quando fechar e der por encerrada a anterior.

4 – Use a lata de lixo

Jogue fora os papéis e documentos que você não precisa mais.

5 – Livre-se das pastas “diversos” e “outros”

Arquivos com esses nomes normalmente viram lixeira de papéis de que você não precisa e não mexe durante anos.

6 – Organize as informações de contato

Cartões de visitas normalmente se transformam em bagunça. Faça uma pasta para colar ou grampear esses cartões. Use também um programa de computador como o Microsoft Office Outlook ou o Windows Live Mail para organizar e selecionar os seus contatos. É mais fácil, e você não corre o risco de ficar com uma pilha de cartões encostada num canto da sua mesa.

7 – Use seu computador

Em vez de guardar um monte de papel, escaneie e faça uma pasta no computador de arquivos. Hoje, isso facilita a organização e o acesso de informações com mais agilidade.