Digamos que você trabalhe numa empresa e precisa enviar convites para jornalistas sobre uma reunião com executivos. Ou você vai dar uma festa e quer convidar seus amigos por email (e a lista é grande).
Imagine que, em qualquer das situações citadas, você gostaria de enviar mensagens de email personalizadas a todos os destinatários; é aqui que o programa chamado Mail Merge se torna muito útil.
O Mail Merge é um recurso embutido no Microsoft Outlook e no Word mas, se você não usa o Office, pode utilizar o Gmail junto com o Google Docs, que oferecem a mesma função do mail merge, no navegador.
Mail Merge com Gmail – Passo a Passo
Abra seu Gmail e comece a escrever uma nova mensagem. Este procedimento será como escrever qualquer outro email, mas você vai precisar marcar o texto que vai variar em diferentes mensagens. Por exemplo: a primeira linha da mensagem poderia ser Querido Primeiro-Nome; você precisa de um modo de dizer ao Gmail que Primeiro-Nome é um campo variável.
É fácil, basta substituir Primeiro-Nome na mensagem pelo código $%Primeiro-Nome% (como mostra a imagem abaixo).
Substitua todos os campos variáveis no corpo do email ou na linha do assunto da mensagem no Gmail.
Salve o rascunho da mensagem no Gmail e salve uma cópia desta planilha em sua conta do Google Docs. É aqui que a mágica acontece.
Abra a planilha Mail Merge (convites), que você acabou de copiar; Basta alterar os nomes das colunas para combinar com os nomes das variáveis que você vai usar em sua mensagem salva nos rascunhos do Gmail.
Você pode adicionar (ou remover) quantas colunas quiser, mas uma coluna obrigatória que deve existir na planilha é aquela com Endereços de Email. Certifique de que os nomes das colunas na planilha e os campos variáveis na mensagem do Gmail são exatamente iguais; cada variável do Gmail deve combinar com uma coluna no Google Docs.
Você precisa ter uma linha de dados no Google Docs para cada destinatário e os valores daquela linha serão usados para enviar um email personalizado para aquele destinatário.
Após preencher as linhas com os dados necessários, vá até o menu Mail Merge no Google Docs e pressione Start Mail Merge. O programa vai pedir sua autorização na primeira utilização, então clique em Grant Access. Não se preocupe, você só estará concedendo acesso ao Gmail para sua própria conta do Google Docs – ninguém mais terá acesso aos seus dados.
Iniciando o Mail Merge no Google Docs
Depois de conceder acesso ao Google Docs, clique em “Start Mail Merge” novamente, escolha o modelo (template) do Gmail que você criou anteriormente, digite o nome do Remetente (isto vai aparecer no campo DE de suas caixa de saída no Gmail), marque a caixa de cópia oculta (BCC) se você quiser uma cópia das mensagens enviadas e pressione Start Mail Merge. Só isso.
Dicas Úteis
- Depois que o processo de mail merge estiver completo, uma nova coluna “EMAIL_SENT” será adicionada a cada linha, indicando que aquela linha já foi processada com sucesso. Se preferir processar novamente (re-enviar) basta deixar o valor EMAIL_SENT em branco naquela linha.
- É sempre bom testar seus templates no Gmail antes de enviar o email a dezenas de pessoas. Para isto, tenha uma ou duas linhas de dados na planilha com seus próprios endereços de email (no campo Email), e confira se os emails estão indo com o visual desejado.
- O Gmail tem um limite diário para envio de emails, e você pode enviar um máximo de 500 mensagens por dia. Certifique-se de não exceder o limite, senão o Google pode bloquear sua conta do Gmail.
Muito interessante e foi tudo colocado de forma muito prática. No entanto não consegui descobrir onde eu encontro o “Mail Merge” no menu do google docs, e quando procuro em mais também não encontro. Como faço para incorporar esta ferramenta no google docs? Onde posso conseguir esta ferramenta?