A nova versão do pacote de produtividade online Google Docs conta com melhorias consideráveis em ferramentas de colaboração, bem como em edição e formatação, além de um software de planilhas mais rápido e útil e de um novo sistema de colaboração de desenhos.
É uma atualização importante especialmente para empresas que consideram vital trabalhar com ferramentas colaborativas.
Mas a atualização deixa de lado a função de acesso offline aos documentos – pelo menos por enquanto – o que não deve acabar com o reinado do Microsoft.
Certamente não é mera coincidência a chegada de um grande upgrade no Google Docs logo antes do lançamento do Office 2010. Baseado no que avaliamos da versão beta do Office 2010, esta nova versão do Google Docs é bem superior do que a versão web do Office. Aqueles que desejam colaborar em documentos online devem preferir o Google Docs, mas usuários que buscam um pacote mais poderoso ainda ficarão com o Office.
Vale notar que os usuários do Google Docs continuam usando a versão antiga como padrão e terão de buscar o upgrade para usar as novas funcionalidades.
Para acessar a nova versão do Docs é necessário acessar a lista do Docs, clicar na área de Configurações (Settings) na parte superior direita da tela e selecionar Document Settings. Em seguida é necessário clicar no link Editing e selecionar a opção “Create new text documents using the latest version of the document editor” (“Criar novos documentos de texto usando a última versão do editor de documentos”). É importante que o usuário guarde estes passos se quiser retornar à versão antiga do Docs.
O usuário deve ter em mente que, ao criar um documento com uma nova versão do Google Docs, o documento será sempre aberto na nova versão, mesmo que o internauta volte para a versão antiga para criar documentos. A regra se mantém mesmo para documentos criados por outros usuários. Além disso, se você está usando a nova versão do pacote, pode editar documentos criados com a versão antiga.
Processador de textos
[spoiler]Aqueles que usam o processador de textos para colaboração ficarão particularmente satisfeitos com a nova versão do Google Docs. Ao contrário da edição anterior, você pode ver as mudanças que as pessoas estão realizando nos documentos em tempo real.
Quando outra pessoa está digitando um texto, um cursor colorido com o nome do usuário se move conforme as mudanças são feitas (cada pessoa possui um cursor de cor diferente).
Outra mudança interessante para a colaboração é a possibilidade de se comunicar via chat com outros usuários enquanto vocês trabalham em um documento. Quando um grupo de pessoas está trabalhando no mesmo conteúdo, o usuário visualiza uma lista de nomes no canto superior direito da tela. Ao clicar perto de um ou mais nomes, uma barra de bate-papo é aberta incluindo a lista das pessoas envolvidas naquele documento (também identificadas com cores diferentes) e exibe uma área onde a pessoa pode digitar no chat e ver outras conversas dos participantes.
As duas ferramentas de colaboração citadas acima já estavam disponíveis na planilha do Google Docs, mas não no processador de textos. Elas podem não parecer significativas, mas juntas, representam um grande passo para a colaboração, de fato.
O processador de textos do Google sempre ficou atrás do Word. Nesta nova versão ele ainda não está tão poderoso como o programa da Microsoft, mas algumas funções importantes foram adicionadas. Entre elas, destacam–se uma régua e abas que facilitam a criação de margens adequadas e a formatação de documentos. Ainda há outras melhorias menores em relação a comentários e imagens nos documentos.[/spoiler]
Planilha
[spoiler]A planilha do Google Docs também não chegou ao nível do Excel, mas assim como o processador de textos, algumas funções significativas foram adicionadas.
As planilhas são carregadas mais rápido do que nas versões anteriores, e a rolagem é mais suave – mais na linha de uma aplicação para desktop do que uma versão online. Além disso, uma novidade útil é adição de uma barra de fórmulas para as células de edição. Na versão anterior do Google Docs, o usuário tinha de fazer a edição na própria célula, o que dificultava a leitura do que o usuário estava fazendo na planilha e havia pouco espaço para trabalhar. Agora o programa trabalha mais no estilo do Excel.
A função ‘autocompletar’ também foi adicionada, e agora o usuário pode arrastar e soltar colunas. Ainda não é o Excel, mas todas essas melhorias tornam a planilha do Google Docs muito mais fácil de usar.[/spoiler]
Ferramenta de gráficos
[spoiler]A nova ferramenta de desenhos do Google Docs é bastante simples e similar ao Windows Paint. O usuário encontrará as funções básicas para desenhar linhas, adicionando objetos e textos, além de colorir áreas, mas não deve esperar a criação de gráficos de alta qualidade com a ferramenta.
Para usar os gráficos criados em outros documentos é preciso copiá-los usando o que o Google Docs chama de prancheta (clipboard) web, que é acessada por meio de um ícone na barra de ferramentas. Isto facilita a cópia de itens entre aplicações do Google Docs e documentos. A área de web clipboard mantém os itens armazenados durante um mês.
O Google Drawing supera o Paint em colaboração. Assim como nos outros programas do Google Docs, você pode usar a ferramenta de chat enquanto faz os desenhos ou acompanha as mudanças que outras pessoas estão fazendo no trabalho.
Esta nova versão do Google Docs fortalece as funções colaborativas, o que amplia os benefícios e funcionalidades de um pacote de produtividade baseado no desktop como o Microsoft Office. Com base no que vimos do Office 2010 beta, o Google Docs supera a versão online do novo pacote da Microsoft, mas ainda não é uma versão poderosa para desktop.
Uma grande desvantagem do Google Docs é a falta de acesso offline aos documentos. A Google alega que isto será corrigido no futuro, mas não há nenhuma previsão de quando isso vai acontecer.
Apesar das melhorias, ainda é pouco provável que esta nova versão do Google Docs convença muitas pessoas a desistir do Microsoft Office. No entanto, ele pode muito bem atrair aqueles que atualmente usam o Office, mas também querem usar o Google Docs para colaboração ou a criação e edição de documentos baseados na web. Esta nova versão não é um ‘Office killer’, mas pode acelerar a aceitação geral do Google Docs.[/spoiler]
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