Por Scott Spanbauer, da PC World
Você sonha em ter uma caixa de e-mail organizada e com poucas mensagens. Como isso nem sempre é possível, conhecer bem os recursos do software de e-mail pode tornar o seu acesso a suas mensagens mais fácil.
Como o Gmail oferece mais de 6 GB de espaço para armazenamento, as únicas mensagens que você precisa apagar são aquelas que você realmente não quer ver mais.
Mas se a idéía é apenas manter sua caixa de entrada organizada, selecione o e-mail, clicando no quadrado do lado esquerdo, e escolha Arquivar.
Esta ação esconde as mensagens, sem apagá-las. Para ficar mais fácil de encontrar esse tipo de texto, use marcadores para categorizá-los como tópico ou projeto, entre outros.
A maioria dos aplicativos de e-mail permite que você guarde as mensagens dentro de pastas, mas os marcadores do Gmail se destacam de uma maneira poderosa: ao invés de encaminhar a mensagem para uma pasta de cada vez, ele permite que você selecione mensagens para múltiplas categorias, simultaneamente.
Uma mensagem que pertença tanto ao Projeto A quanto ao Projeto B, por exemplo, pode aparecer junto com os e-mails marcados para os dois.
Para categorizar uma mensagem, abra-a e selecione um dos marcadores no menu Mais Ações, ou selecione uma ou mais mensagens na página de visualização, e selecione o marcador a partir de Mais Ações. Você pode criar novos marcadores, escolhendo
Novo Marcador no menu.
Já para modificar seus marcadores, selecione Configurações, Marcadores no canto direito superior da tela; isso abrirá uma página onde você pode renomear ou apagar um deles, ver uma lista de mensagens rotuladas com cada marcador ou então criar um.
Ao contrário de apagar uma pasta em um aplicativo de e-mail padrão, remover um marcador não apaga as mensagens marcadas. Então você pode ficar tranqüilo em apagar os marcadores que não usa mais.
Você também pode remover um marcador de uma mensagem sem que ele seja deletado. Para isso, abra uma mensagem ou selecione várias na lista da página de visualização; então escolha Mais Ações.
Vá até a opção do marcador abaixo de Remover Marcador. Para encontrar mensagens que não estão mais rotuladas com um marcador, clique em Todos os E-mails e você verá todas as suas mensagens listadas em uma página.
Restauração de marcador
A caixa de entrada do Gmail é simplesmente outro marcador que as mensagens recebidas recebem por padrão. Se você acidentalmente arquivou uma mensagem (que retira o marcador da caixa de entrada), você pode retorná-la à caixa de entrada, clicando em Todos os E-mails, selecionando a mensagem e clicando em Mover para Caixa de Entrada. Um método similar também permite que você recupere mensagens enviadas erroneamente para a lixeira.
O hábito do Gmail de agrupar as conversas do recurso de chat em mensagens significa que o batepapo gravado por você saltará na tela do seu e-mail assim que alguém responder a uma antiga mensagem da conversa.